Процедуры управления проектами

Last updated:
Апрель 03, 1999.

Процедуры Управления Проектами

Каждый день тысячи руководителей используют методы управления проектами. Это дает им необходимый контроль за ходом выполнения и завершения проектов в срок, не выходя за бюджет, оставаясь на высоком техническом уровне.

В данном разделе приводятся основные правила управления проектом, рекомендуются шаги для успешного начала процессов планирования и решения, как и когда, обновить Ваш проект, чтобы показать прогресс, после того как проект будет запущен.

Введение в Управление Проектом

Каждый проект в своем роде уникален, по этому необходимо точно знать с чего начинать проект, и чем заканчивать при этом строго укладываться в бюджет. Обычно проекты выполняются людьми, имеющими малый опыт совместной работы. Так же вероятно, что некоторые участники проекта будут работать вне места реализации проекта. Все это часто делает управление проектом сложным.

К общим представлениям об управлении проектом относятся процесс точного обдумывания того, чего Вы хотите достичь, планирование всех шагов и получение необходимых для них ресурсов. На практическом уровне управление проектом - это ваши действия направленные на решение проблем, связанных с возникающими задержками, изменениями, препятствиями и открывающимися возможностями, в процессе реализации проекта.

Успешное управление проектом требуют постоянной бдительности: определение того, что реально произошло, как много работ было фактически выполнено, что осталось сделать и кто будет полезен для решения проблемы. Вы должны быть готовы к будущему. Вам нужны планы решения непредвиденных обстоятельств, которые могут возникнуть каждый день при реализации проекта.

Однако это не все, что потребуется для управления. Используя программное обеспечение по управлению проектами можно выявить и попытаться разрешить потенциальные проблемы. Установленный порядок проектирования гарантирует Вам возможность квалифицированно и вовремя информировать своих сотрудников о выборе, его вариантах и текущих работах, а также представить Ваш проект ясно и убедительно высшему руководству, что поможет получить его поддержку в случае необходимости.

Краткое Описание Процесса

Перед составлением расписания проекта, все его участники должны знать свои функции с учетом всех дающихся рекомендаций и советов, что поможет бесперебойной работе программного обеспечения, для успешного достижения цели. Вы также должны понимать шаги по изменению проекта, когда все его структуры будут задействованы. Если Ваш проект уже начался, Вы можете объединить или отрегулировать существующую методологию планирования нового проекта или изменить существующий проект. В различные периоды жизненного цикла проекта Вы будете пользоваться следующими ключевыми понятиями: планирование, контроль и управление.

Планирование проекта означает, что необходимо выполнить подборку необходимых документов потребующихся для: установки и определения набора выполняемых работ, подготовки рабочего расписания, поручения и распределения ресурсов в условиях конкуренции и для разработки приемлемого бюджета.

Контроль проекта означает выдерживание намеченного курса, что включает в себя: оценку выполненного, по необходимости принятие коррективных мер, оценка вариантов и планирование текущих работ. Вы информируете своих сотрудников о достигнутом и советуете где им необходимо улучшить свою работу. После чего они приступают к выполнению.

Управление означает осуществление точного оповещения команды управляющих проектом и клиента о том, что произошло, что может произойти, что в связи с этим нужно предпринять и чего уже нельзя изменить. Вы объясняете команде управляющих проектом мотивы того, почему им следует делать все от них зависящее. Вы предоставляете каждому из них точную и своевременную информацию.

Планирование и контроль процессов. На следующем рисунке показаны основные шаги процесса планирования и контроля:

Обновление процесса. Когда готово расписание проекта, его участники должны знать свою роль в управлении проектом. Следовательно, необходимо установить связь между всеми участниками проекта для передачи информации о возникающих изменениях в процессе работы. Изменение расписания на основе полученных данных и сравнение его с первоначально составленным планом гарантирует эффективное использование ресурсов, отслеживание стоимости проекта и бюджета, сохранит сроки исполнения и стоимости работ с учетом возникновения непредвиденных обстоятельств. Использование Primavera Project Planner (далее P3) в комбинации с другими программами поможет сделать систему более информативной. Р3 с Sure Trak Project Manager используют для объединения небольших проектов в проектной группе; Р3 вместе с Monte Carlo for Primavera помогает провести анализ риска выбранного аспекта проекта и т.д. Все эти программы от Primavera в сочетании друг с другом, а также доступ к базе данных E-mail (электронная почта) и Structured Query Language (SQL) дадут нужную Вам информацию вовремя и в любом месте.

Обновление Цикла

Необходимо установить частоту, с которой необходимо контролировать процесс, приблизительно раз в неделю или в две недели. Для этого устанавливается точная дата, определяется порядок и методы отчетности о выполненных работах.

Ввод фактической информации. Учитывая, кто и какие работы выполнял и их стоимость можно улучшить смету будущих работ. При определении фактически выполненной части проекта записывают фактически использованный объем ресурсов для каждой работы и длительность ее выполнения, а также, сколько времени еще потребуется для ее завершения. Данные, используемые для анализа должны быть максимально точны.

Для обмена проектными данными с удаленными участниками обычно используют Primavera Post Office Application. Такой подход обеспечивает унификацию процедуры корректировки проектов, ввод фактической информации по заранее согласованным таблицам статуса и возвращение данных электронной почтой в основной офис для пересчета расписания.

Поскольку все программы Primavera используют Btrieve машинную базу данных, можно использовать доступ к другим базам данных Open Database Connectivy (ODBC) - открытых баз, таких как Microsoft's Excel и Word, Borland's Quatro и Paradox, Lotus 1-2-3 и Approach. Программное обеспечение Primavera также обеспечивает возможность импорта/экспорта, которые помогают ускоренному вводу данных в больших проектах. Связь с другими типами программного обеспечения расширяет возможности поиска данных, обеспечивая доступ к проектной информации, находясь вне рабочего места, в мобильном офисе или в пути.

Составление расписания проекта. После сбора необходимых данных с различных мест, программ/баз данных, составляется расписание проекта.

Сравнение полученных результатов с исходным планом - это наилучший способ выявить правильность реализации проекта. Если имеется отставание в работе, можно устранить его причину, изменив при этом расписание работ и/или откорректировав их содержание. Если корректировку по времени произвести невозможно, необходимо убедиться в том, что все участники проекта оповещены о задержке для корректировки собственных планов. Чем раньше это будет сделано, тем меньше будут потери времени в дальнейшем.

Выравнивание ресурсов решает проблемы, связанные с планированием работ, использующим одни и те же ресурсы. Для подготовки реалистичного плана необходимо убедиться, что расписание предусматривает нормальный расход ресурсов. Для этого выравнивают график использования ресурсов. Если на нем обнаруживаются трудно-управляемые пики и впадины можно использовать механизмы сжатия, растяжения и/или разбиения для лучшего использования ресурсов на основе текущих требований.

Анализ производительности. После составления расписания и выравнивания ресурсов, производится анализ данных: на экране, в отчетах по линейным и логическим диаграммам, профилям использования ресурсов, а также другим табличным и графическим отчетам.

Отчеты и графики позволят отслеживать процесс работ и фактические затраты, сравнивать прогресс и затраты с директивным планом, а также предсказывать тенденции развития для более точного определения дальнейших действий. Они позволят ответить на первоочередные вопросы: Будет ли проект завершен вовремя в пределах бюджета? Будут ли ресурсы использованы эффективно?

Корректировка расписания. Если после тщательного планирования и ввода фактической информации выясняется, что проект отстает от графика, это означает, что ресурсы были неправильно распределены, стоимости превышают существующий бюджет, изменен график финансирования или случилось любое из многих других вероятных событий. В таком случае необходимо приступить к осуществлению резервного плана и/или откорректировать расписание с учетом изменившихся требований, что приведет положение дел в надлежащее состояние.

Информационные потоки. Проектная документация должна содержать точную информацию о том, каким образом будет осуществляться передача информации. Если рабочие группы не знают что происходит, они не смогут эффективно сделать свою работу. Поэтому на стадии проектирования определяется, кто будет отвечать за передачу данных, что должно быть передано, где и когда.

Использование графических отчётов, диаграмм и временных шкал упрощает понимание. Для улучшения наглядности выделяют проблемные области. Сделайте проектные разногласия очевидными. Помните, что уровень подробностей, в каждом сообщении, должен соответствовать уровню информированности того, кому оно предназначено. Квалифицированное распространение современных проектных данных есть ключ к достижению Вашей цели в мере управления проектом.

Управление по отчетным периодам. Primavera рекомендует контролировать проекты по периодам времени. Это позволяет отслеживать динамику выполнения проекта: выполнено за последний отчетный период, за текущий период, на текущую дату.

План Проекта

Для разработки плана проекта необходимо определить уровень детализации, набор работ, а также проанализировать подходы к управлению будущего проекта, отвечая на следующие вопросы:

Какова общая длительность проекта?

Что нужно знать о ресурсах в проекте?

На сколько точен план?

Как часто будет корректироваться план?

Кто должен получать информацию о произведенных работах?

Какие типы отчетов будут необходимы?

Какие графики помогут обеспечить наилучший обмен информацией?

Сколько времени можно затратить на управление проектом?

Набор работ. Для создания первоначального расписания определяют набор работ, а также время необходимое для выполнения каждой из них и зависимости между ними. Для фиксации исполнителей, предоставляющих фактическую информацию о выполнении при корректировке, назначают ответственных за выполнение каждой работы.

Логические зависимости между работами. Логику проекта определяют обычно с технологами или руководителями групп, выполняющими работу, так как ни кто кроме них не знает лучше, что должно быть сделано, почему и в какой последовательности. Иногда приходится изменять логику несколько раз, прежде чем появится логический смысл.

Критический путь - последовательность работ, требующая наибольшего времени до завершения. При ограниченном сроке выполнения проекта исследуют можно ли сжать расписание путем параллельного выполнения работ, имеется ли достаточно ресурсов для выполнения сразу нескольких различных заданий и т.д.

Окончательный план. Когда составленное расписание удовлетворяет всех участников проекта, сопоставляют графики потребления ресурсов и выполнения работ. Расписание указывает на необходимые действия и когда они должны быть сделаны, ресурсы, необходимые для выполнения работ - это люди, оборудование, материалы и деньги. Полезно убедиться, что ресурсы доступны в те моменты и в том количестве, когда это необходимо.

Соотношение стоимости и длительности проекта. Можно ли обеспечить завершение проекта в более короткие сроки при наличии большего количества денег или большего объема ресурсов? Если окончательное решение по финансированию (графику и объему) принято можно начинать работу.

Организация проектной информации. Для улучшения информативности работам назначают коды по фазам, обязательствам, отделам, местам расположения и т.д. Коды работ позволяют фокусировать внимание на ключевых элементах для уточнения представления о происходящем.

Варианты выполнения проекта. Что может случиться непредусмотренного? Что произойдет, если основные ресурсы перераспределятся на другие работы? Если новая технология позволит экономить материалы, удастся ли сохранить качество производства? Сколько времени уйдет на изменение цен? Варианты реализации проекта помогут быстро перестроить план в случае непредвиденных обстоятельств.

Планирование, контроль, управление, связь и анализ - все это и есть управление проектом.

Специфика Использования Программного Продукта Primavera Project Planner (P3) для Управления Проектом

Р3 строит логическую диаграмму. Р3 позволяет ускорить создание проекта, используя PERT представление, где каждой работе соответствует прямоугольник. Вид Линейный график, который является таблицей с графической частью, представляющей работы в соответствии со шкалой времени, позволяет рассматривать расписание. После разработки списка работ можно легко соединить их в определенную сетевую логику

Типы Работ. Р3 предлагает различные типы работ, при помощи которых Вы сможете моделировать различные взаимодействия между работами/ресурсами. Вы можете использовать типы работ в сочетании с календарями либо работ, либо ресурсов для определения работ, длительность которых определяется объемом работы или интенсивностью использования ресурсов.

Если продолжительность работы определяется доступностью ресурса, назначьте ресурсы как управляющие и используйте ресурсные календари для расчета ресурсо-управляющих работ

Используйте либой из этих типов работ для работ управляемых ресурсами. Используйте тип Задание для работ директивно назначенной длительностью. Используйте другие типы для ключевых событий и итоговых работ.

Организация данных проекта. Р3 организовывает структуру данных проекта. Для получения интересующей информации существует возможность организовать проект в многочисленные группы, например, по следующим признакам: важность, место расположения, фаза, ресурс или еженедельные календарные даты. Каждая группа может быть показана разными цветами и шрифтом для наглядности представления.

Ограничения на работы. Внешние условия, которые не возможно учесть сетевой логикой (сроки поставок, погодные условия и т.д.), могут быть описаны с помощью ограничений. Р3 предлагает 10 типов ограничения такие, как ранний старт или поздний финиш. Можно воспользоваться различными способами оптимизации распределения ресурсов. Например, растянуть (уменьшить) его использование на протяжении некоторого рабочего периода и сжать (увеличить) его использование в течение других. Вы можете также приостановить работу при недостатке ресурса и возобновить, когда его станет достаточно. Р3 предоставляет необходимую гибкость планирования, не изменяя конечной цели.

Корректировка расписания на основании данных полученных от удаленных участников проекта. Primavera Post Office предоставляет возможность дистанционного контроля над удаленными участниками проекта использующими вашу систему почты, что поможет Вам собирать данные, повышать производительность, записывать использование ресурса и вводить фактические себестоимости. Р3 облегчает сбор и объединение информации от различных источников и изменяет ее согласно вашим планируемым потребностям.

Отчеты. Отчеты можно создавать на основе макета в PERT представлении или Линейном графике. Отчеты в HTML формате можно подготовить, используя Primavera Web Publishing Wizard. Эти документы можно разместить в Word Wide Web (используя FTP) или в офисный intranet и рассматривать, используя Internet Браузер. Документы содержат связанный гипертекст или переходы на другие страницы в структуре, позволяя перемещаться между проектами и сообщениями от страницы к странице в пределах сообщения.

Для передачи проектной информации можно использовать табличные и графические шаблоны, предусмотренные в Р3. Также можно создавать свои собственные отчеты, чтобы удовлетворить особым требованиям, используя разработанные Вами форматы.

Контроль ресурсов и затрат. Все данные проекта интегрированы, поэтому Р3 автоматически отражает изменение цен в течение проекта. При записи текущих данных Р3 автоматически проверяет конечную смету. Опытные пользователи могут определить собственные подходы к методам расчета количеств и стоимостей ресурсов.

Р3 назначает ресурсы в проект через работы. Можно определить работы, которые управляются назначенными на них ресурсами, затем Р3 вычисляет влияние ограничения ресурса и время задержки вашего расписания. Перегрузку персонала можно увидеть по гистограммам и кривым на экране. Если использование превышает доступность, выполните быстрый анализ "что если" при помощи корректировки продолжительности или задержки работ, таким образом, сразу виден эффект от перераспределения ресурса.

Следующие Шаги

Планирование и реализация расписания. Создание расписания путем добавления групп проектов и проектов в группы, определение работ и разъяснение специфики приведения в исполнение каждого типа расписания, установка структуры стоимостных отчетов для регулировки сметы проектных стоимостей, определение специфики задержки, продолжительности и нелинейного распределения ресурсов.

Корректировка и совершенствование расписания. Организация данных, используя WBS коды, коды работ, ID проекта и пунктов пользовательских данных, добавление и изменение календарей.

Обновление расписания. Установка целевого плана и запись выполнения работ. Изменение проектов удаленных участников и подготовка HTML отчетов. Использование отчетов, графиков, линейных диаграмм и PERT представления, а также других инструментов для отображения процесса.

Подготовка презентаций. Настройка макета и фильтрация данных, печать отчетов и графиков

Определение Структуры Проекта

Группы Проектов

Для управления несколькими проектами используют группу проектов. Эти проекты могут быть не взаимосвязаны. Некоторые проекты могут быть объединены, поскольку их завершение связано с использованием одних и тех же ресурсов, например, компании по исследованию и развитию часто управляют одинаковыми проектами, которые используют одинаковые группы инженеров и наладчиков. Другие сложные проекты могут быть не связаны, но управление проектом нуждается в итоговых данных расписания в отчетах или Линейном графике.

Вы можете использовать группу проектов для контроля сложных проектов, которые управляются дистанционно. Например, предположим, что Вы ответственны за многомиллионный проект, включающий в себя проекты субподрядчиков, которые управляются как один проект. Когда Вы устанавливаете структуру для группы проектов и его участников, Вы можете вернуть каждый проект и разослать его электронной почтой ответственным субподрядчикам. Каждый управляющий проектом может восстановить свою часть проекта на своем компьютере (на котором установлена лицензированная копия Р3) и работать с ним как обычно. Затем, каждую неделю (или через другой намеченный период времени) Вы можете обновлять группу проектов, восстанавливая каждый проект полученный от субподрядчика.

В сложных проектах окружающая обстановка и группа проекта - это ключевые вопросы управления. Все проектные данные передаются в группу проекта, и все изменения сохраняются. Изменения в группе проектов могут быть автоматически переданы в соответствующий проект.

В идеале, контролировать проектную группу должен один человек. Главный менеджер проекта должен определить стандарт данных представления проектной информации для всех проектов компании.

Определение прав доступа. Главный менеджер проекта будет создавать права доступа, которые указывают, кто может работать в группе проектов.

Главный менеджер проекта должен выполнять следующие функции в группе проектов:

Устанавливать календари, коды работ, ресурсов, стоимостные отчеты, пользовательские поля данных и схемы WBS, которые удовлетворяют потребностям проектов.

Базовые календари и словари могут быть отредактированы из проектной группы. Ресурсы, коды и другие пункты словаря могут быть добавлены (но не удалены) из проекта.

Определять опции для расчета расписания и выравнивания.

Для согласования пересекающихся проектов их данные вводятся в группу проектов одновременно и доступны для всех проектов, однако важно уладить все разногласия перед запуском проекта, поскольку некоторая информация не может быть изменена на проектном уровне. Участники должны установить руководящие принципы для координации корректировки, пересчета расписания и некоторых других необходимых изменений.

Проект в Группе Проектов

Проект - это часть большой проектной группы. Обычно один менеджер управляет каждым проектом в группе. Проекты могут быть завершены и могут представлять собой независимые проекты; они могут рассматриваться как проекты для упрощения анализа эффекта распределения ресурсов или создания отчетов при пересечении многочисленных проектов.

Назначение ID проекта. При добавлении проекта в группу проектов Р3 автоматически назначает ID проекта для его идентификации. Этот ID код занимает первые две позиции в ID кодах работ этого проекта. Вы можете принять по умолчание ID код или набрать Ваш собственный ID код.

Назначение прав доступа. Каждый проект в группе проектов имеет свой список доступа. Главный менеджер проекта назначает права доступа на уровне группы, тогда как каждый менеджер проекта наделен правами доступа к своему проекту.

Управление Группой Проектов

Проекты могут быть связаны зависимостями в группе проектов. Зависимости могут быть простыми, например, одни проекты начинаются после завершения других, или они могут быть связаны зависимостями между работами.

Составление расписания группы проектов и проектов. Как и главный менеджер проекта, менеджер проекта должен рассчитать общее расписание проекта из группы проектов, как перед началом, так и во время реализации проекта через определенные интервалы времени. После составления расписания проектной группы Р3 рассчитывает расписание проектов. Поздние даты для каждого проекта могут основываться на их датах финиша или на конечной дате всей группы проектов.

Каждый менеджер проекта может произвести расчет расписания для проектов (если у него есть доступ из группы проектов). Составляя расписание проекта можно либо учитывать взаимосвязь проектов между собой и с группой проектов, либо игнорировать все внешние зависимости.

Выравнивание ресурсов. Когда различные проекты конкурируют за одни и те же ресурсы, они не для всех могут быть доступны. Фактически, основная причина задержки проекта - назначение одних и тех же ресурсов на параллельные работы. В P3 анализ производится на экране на гистограммах, которые точно покажут когда и где используются ресурсы для одного проекта или же они используются во всех проектах группы проекта. Ресурс может быть доступен для одного проекта, однако, когда оценка проведена из группы проектов, одновременное использование ресурса может в сумме превысить его доступность.

Для того чтобы решать ресурсные конфликты, используют выравнивание ресурсов. Если один проект имеет приоритет над другим, устанавливают приоритеты проектов. Если две работы из проектов конкурирует за один и тот же ресурс, P3 назначает сначала ресурс на проект с большим приоритетом.

Отчеты проектов. Вы можете легко выводить на экран Линейный график, диаграммы PERT представления, ресурсные гистограммы и другие отчеты и графики, как из группы проектов, так и из проектов. Анализ проектов осуществляют на разных уровнях детализации.

Все проекты совместно используют макеты, отчеты и графики связанные группой проектов; однако менеджеры проекта могут добавлять свои спецификации. Любые макеты добавленные из проектов автоматически становятся доступны другим проектам и группе проектов и наоборот. Макеты и распечатанные отчеты, сделанные из проекта показывают только работы этих проектов.

Анализ проектов. При просмотре данных проекта, для упрощения анализа, Вы можете сфокусировать внимание на особенностях проекта.

Определение Продолжительности Работ

На стадии планирования собирают необходимые документы и обдумывают различные проблемы, в том числе и продолжительность работ.

Создание Основного Расписания

Обзор Процесса

Прежде всего, создайте список работ и покажите зависимости между ними. Рассчитайте и просмотрите расписание во временной шкале, определите необходимые ресурсы, требуемые для выполнения работ, а затем распечатайте получившийся макет.

После создания базового расписания при желании можно уточнить и расширить данные словаря, такие как коды работ или усовершенствовать расписание путем изменения параметров календарей

Использование Fragnet-ов для Создания Проектов

"Fragnet" - фрагменты сетей - это еще один удобный вариант разработки проектов. Fragnet - это набор работ, которые копируют из уже существующего проекта, сохраняете и применяете в том же или другом проектах. Они упрощают работу над проектами при любом типе циклических процессов.

Например, без учета номенклатуры приобретаемых изделий, процесс их закупки часто включает одну и туже цепочку работ. Вы можете ввести группу работ и данные по одному из полей, выбрать эту группу и затем отправить в библиотеку Fragnet'ов. Р3 копирует большинство параметров работы с Fragnet'ами, включая ID работы, название, длительность, зависимости, задержки, ресурсы и цены.

Вместо ввода одинаковых параметров для каждого поля, Вы можете найти подходящий Fragnet и привести его к требуемому виду. Р3 обеспечивает возможность перемещения текста, что позволяет просто изготавливать заголовки работ и коды, т.е. без надобности их печатать.

Техника использования Fragnet'ов более эффективна, чем традиционная техника использования буфера обмена, поскольку первая позволяет Вам копировать, накапливать и находить столько Fragnet'ов, сколько нужно. Р3 обеспечивает установку Fragnet'а для типовых процессов. Используйте эти Fragnet'ы или создайте свои.

Расчет Расписания

После внесения работ и логических зависимостей в проект Р3 рассчитывает расписание для определения плановых дат, выявляет критический путь, т.е. работы, сроки исполнения которых определяют дату завершения всего проекта. Далее проверяется и корректируется расписание, например, при фиксированной дате завершения проекта. Растянем или сожмем линии работ в Линейном графике, т.е. изменим их длительности и даты. Когда события должны произойти в определенное время, переместим линии работ в их точное месторасположение на шкале времени. В PERT представлении проследим один или несколько сетевых путей для проверки и приведения в соответствие логики.

Просмотр Расписания с помощью Линейный График

После составления расписания проекта выводят на экран Линейный график для проверки расписания в соответствии с временной шкалой. В таблице указаны данные о работах, а линии вдоль шкалы времени отображают ход самих работ.

Для внесения изменений в проект, например сжатия расписания, необходимо уменьшить продолжительность некоторых работ. Линейный график предоставляет простой метод изменения длительности работ.

Изменение продолжительности или дат для одной из работ может привести к изменению плановых дат для предшествующих или последующих работ. Для просмотра этих изменений Вам потребуется пересчитать расписание.

Изменение дат старта и финиша работ. Работы можно переместить по временной шкале, сохранив их длительности. Если результат изменения положения работ ограничений не устраивает, Р3 восстановит логику при повторном пересчете расписания. Для привязки работ к определенным временным рамкам, необходимо выполнить другие установки, такие как наложение ограничений или пересмотр логики.

Расчет Расписания в Р3

При расчете расписания вперед по сетевой логике, Р3 рассчитывает даты раннего старта и раннего финиша каждой работы, начиная с первой. Эти даты показывают самые ранние сроки, в которые может быть выполнена работа, если предшествующие ей также выполнились к их ранним датам финиша. Соответственно, даты позднего старта и позднего финиша определяют наиболее поздние сроки выполнения работ, но без задержки плановой даты завершения проекта.

Определенные работы имеют резерв времени, который позволяет им начинаться позже даты их раннего старта. Полный резерв времени - это количество дней, в течении которых работа может не производится без ущерба для своевременного завершения проекта. При правильном управлении этот резерв является эффективным средством для регулирования расхода труда, материалов, денежных средств и других ресурсов, а также для планирования работ, которые имеют положительный резерв времени.

Работа с нулевым резервом не относится к гибким работам. Она должна начаться точно во время и завершиться в или до ее плановой даты окончания. В противном случае она будет задерживать окончание проекта в целом. Отрицательный резерв времени предупреждает о том, что одна или более работ будут выполнятся позднее их поздних дат и что выполнение проекта будет задержано.

(Чем больше отрицательный резерв, тем больше отставание проекта. Р3 рассчитывает отрицательный резерв только при назначении фиксированной даты окончания проекта или других ограничениях в расписании.

Критические работы управляют длительностью проекта. Вы можете легко выявить критический путь показав на экране критические работы. Р3 показывает их красным цветом. В Линейном графике используют различные изображения линий и их конечных точек, в PERT представлении - прямоугольников, отображающих работы.)

Определение Критического пути

PERT представление дает возможность отслеживать зависимости между работами по проекту, что позволяет проверять последовательности работ на экране. Прослеживание Логики используют для детального изучения критического пути и уяснения того, почему некоторые работы имеют отрицательный резерв времени.

Назначение Кодов.

Не зависимо от того, сколько работ включает в себя проект, целесообразно организовать данные таким образом, чтобы это было и полезно, и удобно для планирования и управления проектом. Р3 рассматривает кодирование работ как метод организации проекта. Вы можете классифицировать работы, используя до 20 словарей кодов, таких как, ответственный исполнитель, отрасль, министерство, к которым относится работа, период, место, раздел или тип работы.

Р3 обеспечивает установку стандартных кодов работ для каждого нового проекта. Эти коды позволяют классифицировать работы, используя информацию об ответственном исполнителе, отрасли/министерстве, ключевом событии, продукте, месте и этапе. Как словари, так и коды могут быть переопределены. В самом начале обычно требуется назначить коды ответственных исполнителей с тем, чтобы была возможность находить и отбирать работы персонально по сотрудникам. Далее можно определять и назначать дополнительные коды для увеличения Ваших возможностей в организации работ.

Анализ риска, используя программный продукт Monte Carlo

Monte Carlo - программный продукт фирмы Primavera, который позволяет анализировать риски, связанные с выбранными аспектами проекта и оценить их значимость. Имитатор позволяет получить графики, которые показывают один или более из возможных результатов проектирования.

Monte Carlo дает информацию для прогнозирования проблем, развития комплексных планов, управления критической ситуацией, основанную на вероятностях событий. Monte Carlo дает информацию для принятия верного решения, если оценки расписания проекта и его стоимости затрудняются событиями или условиями, вышедшего из-под контроля, такими как плохая погода, нехватка материалов или рабочей силы. Monte Carlo дает средства - отчеты и графики - для точного и эффективного оповещения клиентов, управленцев и руководителей о трудностях и критических ситуациях.

После запуска программы оценки риска в Monte Carlo Вы можете сравнивать детерминированные и вероятные оценки ситуации, используя Линейный график Р3, настройку и возможности макета.

Работы в Р3 имеют фиксированную продолжительность, а общая длительность проекта определяется самым длинным путем его реализации. В Monte Carlo устанавливают оценки диапазона длительностей этапов проекта в виде минимального, наиболее вероятного и максимального его значений. Этот диапазон оценок позволяет найти дату завершения проекта более аккуратно, чем при фиксированных продолжительностях работ. В Р3 работа является критической, когда она находится на критическом пути. При оценке критического пути в Monte Carlo, количество случаев, когда эта работа попадает на критический путь (например, в 50 случаев из 100) указывает на степень ее критичности.

Как Вы производите оценку этого диапазона значений в проекте? Quick-Rick в Monte Carlo позволяет Вам вводить процент отклонения от фиксированного значения для определения диапазона, который используется в Monte Carlo при расчетах продолжительности работ.

Назначение Ресурсов

Разработайте план ресурсов, необходимых для выполнения работ, создавая список ресурсов. Р3 предлагает несколько способов назначения ресурсов работам.

Перед назначением ресурса необходимо уточнить:

В каких величинах будут вводиться ресурсы: в размерных или безразмерных, т.е. в процентах.

Общие затраты (величину бюджета)

Если величина бюджета не указывается, то Р3 автоматически ее рассчитывает, основываясь на нормах расхода ресурса и количестве времени, необходимом для выполнения работ.

В проектах можно пользоваться единицами ресурса типа трудозатраты (человеко-час в день, человеко-дней в день), материалы, расходуемого в день (например, выраженное в килограммах, погонных метрах и т.д.) или любым другим типом единиц. Период времени зависит от запланированной в проекте единицы.

Р3 подсчитывает количество ресурса для выполнения работ путем умножения числа единиц ресурса, выделенного на единицу времени, на количество дней, требуемых для выполнения работы:

Количество для завершения=Требуемая продолжительность х Число единиц в день.

Задержка и продолжительность ресурсов

Ресурсы, назначенные в Р3, начинают расходоваться с началом соответствующей им работы и заканчиваются в момент ее завершения. Однако можно использовать задержку ресурсов и их продолжительности для управления датами начала и окончания использования ресурса. Задержка - это время между началом работы и началом расходования ресурса, например, ресурс может быть не востребован в течение нескольких дней после начала работ. Если ресурс не востребован в течение всей работы, можно уточнить продолжительность соответствующего ресурса.

Нелинейное Распределение Ресурсов

Не смотря на то, что можно применять задержку ресурсов для оценки начала и конца использования ресурса, Р3 по умолчанию оставляет без изменения уровни расхода ресурса в любой из дней выполнения работы. Однако, иногда ресурсы расходуются неравномерно во времени, например, материалы обычно оплачиваются ко дню поставки.

Используя кривые ресурсов можно описать распределение ресурсов по работе. Для расхода большей части ресурса в начальный период времени используйте кривую, загруженную в начале, а при больших расходах в конце работы - кривую, загруженную в конце. Используйте треугольную кривую, при которой ресурс расходуется медленно в начале и конце работы, а в ее середине - расход увеличивается.

Организация и Отбор Макетов

После того как проект подготовлен, его просмотр можно организовать с различных точек зрения. Например, сгруппировать работы по кодам Ответственные для подготовки детального списка работ каждого из менеджеров.

Фильтры работ используют для показа на экране и печати только выбранных работ. Например, при анализе расписания, может потребоваться перечислить работы с нулевым резервом.

КОНТРОЛЬ ПРОЕКТА

Успешное управление проектом не заканчивается в момент подготовки плана. Для достижения поставленной цели необходимо ежедневно отслеживать выполнение работ и обновлять расписание в соответствии с фактическими данными. Контроль проекта означает еще и внесение информации и отчетность по факту выполнения работ, отслеживание изменений по мере их появления, сравнение текущего и целевого расписания и измерение производительности.

Обзор

Когда проект выполняется важно всегда иметь "свежие" данные. Одна из наиболее важных причин обновления расписания - отслеживание отклонений фактической длительности от первоначально запланированной. Кроме того, может быть изменена последовательность работ, добавлены новые, некоторые могут быть удалены.

Обычно организация обмена информацией между участниками проекта, процедура обновления информации продумываются до его начала. Какие данные необходимо обновлять, как, когда и кто будет их обновлять.

Создание процедуры обновления. Обычно компания одновременно выполняет несколько проектов, находящихся на разных стадиях выполнения. Положение может осложниться тем, что менеджеры проектов, ключевые ресурсы или сотрудники находятся в разных местах и удалены друг от друга. При создании процедур обновления проекта Вы должны учитывать все эти обстоятельства.

Обновление Сложного Проекта

Менеджеры проектов должны координировать сбор данных о выполнении проектов от каждого из руководителей групп. Переодичность может варьироваться от интенсивности проекта. При хорошо отлаженном механизме сбора информации руководители проектов могут вводить ее непосредственно в свои проекты. Такая постановка важна для многопроектного управления, особенно когда один менеджер отвечает за несколько проектов. Если между управляющими проектами есть связь по компьютерной сети, то это может существенно упростить задачу обмена информацией. Можно пользоваться электронной почтой, передавать дискеты или же просто печатные отчеты. Главный менеджер проекта должен максимально использовать все имеющиеся возможности.

Для лучшего понимания проблемы ответьте на вопросы подобные этим:

Какие именно данные необходимо собирать и каким способом?

Как часто следует обновлять расписание проекта?

Ресурсы местные или привозные?

Кто именно в каждой команде будет собирать информацию для корректировки расписания?

Кому и когда необходимо предоставлять "свежую" информацию?

Какие отчеты необходимо строить после каждого обновления и что надо анализировать в первую очередь?

Ответы на эти вопросы важны для определения метода использования P3 в процессе обновления информации по проекту.

Какие данные следует собирать? В первую очередь это зависит от того, какие работы в проекте: типа Задание или управляемые ресурсами. Если это работа - Задание, то можно просто записывать фактические даты и оставшуюся длительность. Для работы, управляемой ресурсами, следует отмечать использование ресурсов: фактическое количество на дату и количество до завершения.

Как будет происходить сбор данных? Постарайтесь ответить на следующие вопросы: Данные для обновления проекта будут стекаться с удаленных площадок? Если да, то есть ли с ними связь по компьютерной сети, модему или через электронную почту?

Анализ и обмен данными. Ввод информации о выполнении работ в P3 это только начало процесса обновления информации. После расчета расписания Вы должны проанализировать результаты.

Самые общие результаты можно увидеть на экране вашего компьютера. Для детального анализа данных строят необходимые отчеты и графики. Проанализировать потенциальные проблемы позволит сравнение целевого плана и текущего расписания. Анализ "Что-если" обеспечит выбор оптимального решения.

Эффективный обмен данными между участниками проекта также является залогом успешной реализации всего проекта. Наглядные отчеты и графики упростят понимание другими участниками, что происходит с проектом. В них можно показать критические работы, перерасход ресурсов и денег или простои, работы следующего периода.

Создание Целевого Плана

Перед тем, как в первый раз обновить расписание Primavera предлагает Вам создать целевой план. Простейший целевой план - это полная копия исходного расписания. По мере реализации проекта целевой план используется для сравнения изначально запланированных и фактических сроков, ресурсов и стоимости. Кроме производительности, целевой план можно использовать для оценки статуса проекта.

В P3 можно создать неограниченное число целевых планов, но сравнивать текущее расписание можно только с двумя одновременно. Например можно обозначить исходное расписание как Цель1 и текущее расписание на момент последнего обновления расписания как Цель2. Сравнение текущего расписания с каждым из этих целевых планов даст возможность понять, как выполняется проект с момента его начала и за последний отчетный период. По мере выполнения проекта целевой план можно обновлять. При сравнении это позволит получить точные данные.

Автоматическое Обновление Ресурсных и Стоимостных Данных

P3 имеет возможность автоматического расчета ресурсных и стоимостных показателей при выполнении проекта. При обновлении статуса выполнения работ и вводе процента выполнения или оставшейся длительности, P3 может автоматически обновить ресурсные и стоимостные данные.

Например, если работа выполнена на 70 процентов, P3 рассчитает факт на дату для каждого из ресурсов, как 70 процентов от его бюджетного количества. Полученное значение вычитается из количества по завершению для ресурса и получается новое значение количества до завершения. P3 обновляет и стоимости подобным образом.

Если Вы существует необходимость обновлять данные по ресурсам и стоимостям вручную или изменить установки по умолчанию правил автоматического расчета стоимостей (Autocost), можно изменить набор правил, которые использует программа P3 при обновлении данных.

Например, для ввода фактических значений на дату вручную выключают правило 5. Правило 3 установлено исходя из того, что количество ресурса для завершения работы ограничено.

По мере выполнения проекта, чем большие количества ресурса или денег расходуется, тем меньше остается. Однако другая установка позволит складывать фактическое количество на дату и ожидаемое по завершении при окончании каждого отчетного периода. Получившаяся таким образом оценка по завершении позволяет более точно планировать стоимость работы.

Настройку правил автоматического расчета стоимости можно применить как к отдельно взятому проекту, так и ко всем создаваемым вновь. Их настраивают вначале проекта и поддерживают постоянными по мере его реализации.

Запись Информации о Выполнении для Работ с Управляющими Ресурсами

Для проектов, где длительность выполнения работ зависит от наличия ресурсов, используют работы типа "независимая" или "встреча". В работах типа независимая, ресурсы используются в соответствии с их собственными календарями и их собственными длительностями. P3 планирует такую работу в соответствии с логикой предшествования и длительностью использования ее управляющих ресурсов. Работы типа встреча требуют одновременного наличия всех управляющих ресурсов для ее выполнения. Такие работы полезны при планировании встреч и других работ, где для их проведения нужны все ресурсы сразу.

В проекте, использующем управляющие ресурсы, работы типа независимая или встреча обновляют вводом фактического количества на дату (или фактического за период) и ожидаемого до завершения для назначенных ресурсов. Следующий пример показывает часть макета настроенного для сбора информации о выполнении работ. Это только один из методов, какими можно пользоваться при обновлении проекта. В этом примере макет организован по ресурсам и в таблице работ добавлены колонки, так чтобы каждый мог проставить туда информацию о времени, затраченном на выполнение тех или иных работ.

Для независимых работ с управляющими ресурсами вводят значение в поле Actual To Date или (Actual This Period) и To Complete.

Колонки настроены таким образом, что можно вводить фактическую информацию. Каждый сотрудник вносит данные по своим работам.

Для обновления информации можно вывести Форму Работы и детализирующее окно Resources, как показано на следующем примере.

P3 рассчитывает оставшуюся длительность каждого из ресурсов, деля его количество до завершения на интенсивность потребления.

Отслеживание Дополнительных Стоимостных Данных

Несмотря на то, что P3 предоставляет несколько полей данных для анализа расписания, ресурсов и стоимости, иногда возникает необходимость отслеживать дополнительные данные. Для этого можно использовать пользовательские поля данных, которые позволяют дополнить работы или ресурсы новыми данными, содержащими текст, числа (целые или с десятичными знаками) или календарные даты.

Пользовательские поля данных особенно полезны при отслеживании стоимостей. Например, поле для ресурсов "Исходный Бюджет". В нем сохраняют все бюджетные стоимости в начале проекта. В другом пользовательском поле можно отслеживать количество израсходованных денег на работу. Кроме того, можно отслеживать пересмотренный бюджет, денежные потери, номера счетов или других документов или другие данные.

Подготовка Презентации

Для предоставления информации участникам проекта, менеджерам или заказчику необходимо готовить ее в простом и наглядном виде. P3 предоставляет Вам богатые возможности по созданию эффективной презентации.

Настройка Таблицы Работ

По умолчанию макет для вида Линейный график содержит колонки для данных расписания проекта. Однако и содержание, и форму Таблицы работ можно настроить, задав данные для каждой колонки, изменяя тип шрифта, цвет фона и другие визуальные элементы.

Настройка Шкалы Времени

В P3 шкала времени располагается выше области Линейного графика, начинаясь незадолго до стартовой даты проекта и заканчиваясь вскоре после его даты финиша. Настраивая шкалу времени, задают минимальную временную единицу, временные рамки, определяют ее плотность, показывают даты календарными числами, финансовыми годами, производственными неделями или порядковыми датами.

Форматирование Линий

Линия представляет плановые даты для каждой работы. Каждую работу можно обозначить несколькими линиями, показав для нее, например, линию ранней даты, линию поздней даты и целевую линию. Различие линий достигается изменением их цвета, вида, размера и обозначений конечных точек.

Изображение Данных на Линиях Работ

Некоторые данные, такие как ID работы, описание, стоимостные данные, плановые даты, длительность, значение резерва и журнальные записи, для наглядности могут быть показаны прямо на линиях.

Линии на этом макете показывают ID для каждой работы, ее описание и бюджетную стоимость

Штриховка Линий по Кодам Работ

Используйте цвета и шаблоны штриховки для линий работ для визуального выделения работ. В приведенном примере штриховка назначается работам, за которые отвечает определенный менеджер.

Укрупнение Данных

Часто бывает необходимо показать большое количество информации в сжатом виде. Такой укрупненный вид проекта предназначен только для руководства и клиентов, поскольку в нем скрыта детальная информация по работам. P3 позволяет укрупнять данные по работам на основании общего кода, WBS кода, ресурсов или статей затрат. В данном примере проект организован по фазам и внутри каждой информация укрупнена по ответственным.

Тонкой частью линии работы обозначен нерабочий период.

Разделение линий работ. Суммарная линия может быть представлена отдельными элементами. Р3 располагает в каждом ряду столько индивидуальных линий, сколько помещается. Используя дискретные линии, можно укрупнить информацию по группе работ и в то же время видеть начальные и конечные даты каждой работы.

Отображение Итоговых и Детальных Линий

Итоговые линии можно показывать вместе с полным списком работ, группируя их и включив отображение итогов.

В этом примере P3 показывает итоговую линию для каждого Отделения

Итоговую линию можно расположить вверху или внизу соответствующей группы в диалоговом окне Organize

"Инвестиционный Эксперт", ##31-35, 1998 г.
Авторы: Васильев Д.К., Колосова Е.В., Цветков А.В.